Absender und Mailserver

Damit Ihre E-Mails ankommen und vertrauenswürdig aussehen, legen Sie unter Einstellungen → E-Mails fest, von wem sie kommen, über welchen Mailserver sie verschickt werden und wer Benachrichtigungen erhält. Oben auf der Seite sehen Sie, ob der Versand läuft – oder ob E-Mails in den letzten Tagen nicht zugestellt werden konnten.

Absender#

• Absendername – so erscheint der Absender im Posteingang. Leer = Shopname.
• Absender-E-Mail – muss zu Ihrem Mailserver passen, meist die Adresse des Postfachs. Leer = Shop-E-Mail.
• Antwortadresse (Reply-To) – hierhin gehen Antworten Ihrer Kunden. Leer = Absender-E-Mail.
• Kopie (BCC) aller Kunden-E-Mails an – optional, für Ihr Archiv: Bestellbestätigungen, Versand-, Zahlungs- und Erstattungs-E-Mails. Passwort-Links werden nie kopiert.

Unter den Feldern zeigt So kommen Ihre E-Mails an:, welcher Absender beim Kunden tatsächlich erscheint.

Mailserver (SMTP)#

Die Zugangsdaten stehen bei Ihrem E-Mail-Anbieter (z. B. IONOS, Strato, Google Workspace oder Microsoft 365): SMTP-Server, Port, Verschlüsselung (STARTTLS mit Port 587 ist empfohlen, alternativ SSL/TLS mit Port 465), Benutzername (meist die vollständige E-Mail-Adresse) und Passwort. Das Passwort wird verschlüsselt gespeichert; bei Google oder Microsoft mit Zwei-Faktor-Anmeldung verwenden Sie ein App-Passwort. Verbindung testen prüft die Anmeldung, ohne eine E-Mail zu senden.

Plazello Cloud: Ohne eigene Einrichtung versendet Ihr Shop über den Mailserver der Cloud. Als Absender steht dann die Cloud-Adresse mit Ihrem Shopnamen, Antworten gehen an Ihre Adresse. Unter Eigener Mailserver (optional) tragen Sie Ihren eigenen Server ein – dann kommen die E-Mails direkt von Ihrer Absender-Adresse.

Selbst gehostet: Der Mailserver ist Pflicht, ohne ihn werden keine E-Mails zugestellt. Der Inhaber richtet ihn direkt auf dieser Seite oder unter Einstellungen → System ein; andere Mitarbeiter sehen nur, ob er eingerichtet ist.

Versandlimits#

Viele Anbieter erlauben nur eine bestimmte Zahl von E-Mails pro Stunde. Bei einem eigenen Mailserver legen Sie fest: Höchstens … E-Mails pro Stunde (gesamt) und Newsletter: höchstens … pro Stunde. Was darüber hinausgeht, wartet in der Warteschlange und geht raus, sobald wieder Platz ist – nichts geht verloren. Bestellbestätigungen und andere wichtige E-Mails haben immer Vorrang; Newsletter werden gleichmäßig über die Stunde verteilt und pausieren zuerst. Beim Versand über den Cloud-Mailserver gelten vorgegebene Limits. Die aktuelle Auslastung („Diese Stunde: …, davon Newsletter …“) steht auf der Seite.

Testmail senden#

Testmail senden prüft den ganzen Weg – Mailserver, Anmeldung und Absender. Bei einem Fehler sehen Sie die Antwort des Mailservers samt Erklärung, etwa bei falschem Port oder Passwort.

Unzustellbare E-Mails#

„Gesendet“ heißt nur, dass Ihr Mailserver die E-Mail angenommen hat. Lehnt der Server des Empfängers sie danach ab – Adresse existiert nicht, Postfach voll, als Spam abgewiesen –, erkennt der Shop das und markiert die E-Mail im Versandprotokoll als Unzustellbar mit dem Grund. Newsletter an solche Adressen werden eingestellt. Mit eigenem Mailserver gibt es zwei Wege:

• a) Webhook Ihres Versanddienstes – bei Brevo, Mailjet oder Postmark tragen Sie die angezeigte Webhook-Adresse beim Dienst ein. Neue Adresse erzeugen ersetzt sie, falls nötig.
• b) Postfach der Absender-Adresse (IMAP) – der Shop liest die Rückläufer alle paar Minuten aus dem Postfach, von dem aus Sie versenden, nur lesend. Sie tragen IMAP-Server, Port (993 empfohlen) und den Ordner ein; Benutzername und Passwort übernimmt der Shop vom Mailserver, wenn Sie sie leer lassen.

Beim Versand über den Cloud-Mailserver ist die Erkennung bereits eingerichtet.

Benachrichtigungen an Sie#

Unter Benachrichtigungen an Sie tragen Sie eine oder mehrere Adressen ein (leer = Shop-E-Mail) und schalten jede Art einzeln an oder aus:

• Neue Bestellung, Zahlung eingegangen, Fehlgeschlagene Zahlung, Automatisch storniert
• Retoure / Widerruf, Kündigung
• Kontaktanfrage – immer aktiv, damit keine Anfrage verloren geht (siehe Kontaktformular)
• Sonstige Hinweise – z. B. Datenschutzanfragen und Meldungen von Plugins

Bei Bestellungen und Kontaktanfragen geht „Antworten“ direkt an den Kunden. Die tägliche Übersicht zu Niedriger Bestand stellen Sie unter Produkte → Inventar ein – siehe Lager und Bestand.

Das Versandprotokoll#

Das Versandprotokoll (oben rechts auf der Seite) listet alle E-Mails Ihres Shops mit Datum, Empfänger, Betreff und Status: Gesendet, Wartet auf Versand, Pausiert, Unzustellbar, Fehlgeschlagen und weitere. Ein Klick zeigt Inhalt, Anhänge, Versuche und die Fehlermeldung des Mailservers. Nach dem Beheben eines Problems senden Sie fehlgeschlagene E-Mails mit Erneut senden einzeln oder mit Alle fehlgeschlagenen erneut senden gesammelt noch einmal. Wartet eine E-Mail wegen des Versandlimits, steht dabei, ab wann sie rausgeht.