Rechnungen und Belege

Plazello erstellt Rechnungen automatisch, nummeriert sie fortlaufend und verändert sie danach nicht mehr. Korrekturen laufen immer über einen eigenen Beleg – eine Rechnungskorrektur oder eine Stornorechnung. Jede Rechnung entsteht als PDF/A-3 mit eingebetteter E-Rechnung (ZUGFeRD/Factur-X nach EN 16931); die XRechnung als XML-Datei können Sie zusätzlich herunterladen.

Wann Rechnungen entstehen#

• Bezahlte Bestellungen: Die Rechnung entsteht mit dem Zahlungseingang – bei Karte, PayPal & Co. sofort, bei Vorkasse, sobald Sie den Zahlungseingang erfassen.
• Rechnung, Nachnahme, Bezahlung bei Abholung: Hier geht die Ware vor dem Geld raus, deshalb entsteht die Rechnung gleich mit der Bestellung.
• Erstattungen: Jede Erstattung – auch über eine Retoure oder beim Bearbeiten einer Bestellung – erzeugt automatisch eine Rechnungskorrektur.

Die Rechnung hängt an der Bestellbestätigung bzw. an der Zahlungsbestätigung. Fehlt bei einer Bestellung einmal eine Rechnung, erstellen Sie sie mit Rechnung erstellen.

Rechnungen an der Bestellung#

Die Karte Rechnungen auf der Bestellseite listet alle Belege der Bestellung mit Nummer, Art, Betrag und Zahlungsstand (offen, teilweise bezahlt, bezahlt, überfällig, storniert), dazu Fälligkeit und wann der Beleg per E-Mail rausging. Ein Klick auf die Belegnummer öffnet das PDF; außerdem lässt sich jeder Beleg als PDF und als XML (XRechnung) öffnen.

• Rechnung per E-Mail senden: an die Adresse der Bestellung oder eine andere, z. B. die Buchhaltung des Kunden. Sie wählen, welche Belege angehängt werden. Ist die Bestellung noch unbezahlt, nennt die E-Mail Betrag, Bankverbindung und Fälligkeit mit GiroCode.
• Senden an einem einzelnen Beleg: mit Betreff und Nachricht, die Sie vor dem Versand anpassen können.
• Zahlungserinnerung: Bei überfälligen Rechnungen gibt es die Zahlungserinnerung (PDF) und Erinnern per E-Mail – mit dem noch offenen Betrag.
• Stornieren: Eine Rechnung stornieren Sie mit einer Stornorechnung (neue Nummer, optional mit Grund). Die Rechnung selbst bleibt unverändert, die Bestellung bleibt bestehen – danach erstellen Sie eine korrigierte Rechnung oder stornieren die Bestellung.
• Sprache der Dokumente: Hat Ihr Shop mehrere Sprachen, wählen Sie pro Bestellung, in welcher Sprache neue Rechnungen, Korrekturen und Lieferscheine erscheinen. Artikel stehen dann mit ihrem Namen in dieser Sprache darauf.

Offene und überfällige Rechnungen aller Bestellungen finden Sie gesammelt unter Bestellungen → Entwürfe → Offene Rechnungen; überfällige Rechnungen erscheinen außerdem als Aufgabe auf der Übersicht.

Anzahlungs- und Schlussrechnung#

Für unbezahlte Bestellungen mit manueller Zahlart (z. B. Vorkasse), zu denen es noch keine Rechnung über den ganzen Betrag gibt, erstellen Sie eine Anzahlungsrechnung – in Prozent oder als Betrag, anteilig auf die Steuersätze der Bestellung verteilt. Die Schlussrechnung zieht alle Anzahlungen samt Umsatzsteuer ab (§ 14 Abs. 5 UStG); sie entsteht automatisch, sobald alles bezahlt ist, oder vorher per Schlussrechnung erstellen. Zahlungseingänge ordnen Sie beim Erfassen einer bestimmten Rechnung zu.

Dokumente gestalten#

Unter Einstellungen → Rechnungen & Dokumente gestalten Sie Rechnungen, Rechnungskorrekturen, Angebote, Lieferscheine und Zahlungserinnerungen – mit einer PDF-Vorschau Ihres letzten Dokuments der gewählten Art:

• Nummernkreise für Rechnungen, Angebote und Bestellungen: Präfix mit Platzhaltern ({YYYY} Jahr, {YY} Jahr zweistellig, {MM} Monat), Stellenzahl, nächste Nummer und optional „Jedes Jahr wieder bei 1 beginnen“. Solange keine Rechnung existiert, ist der Startwert frei; danach geht es nur vorwärts.
• Logo & Layout: Briefbogen nach DIN 5008 (Form A oder B) oder klassisch, Papierformat A4 oder US Letter, Logo (PNG oder JPG) mit Position und Größe, Akzentfarbe, eigene Schrift (TrueType oder OpenType), Schriftgröße, Falz- und Lochmarken.
• Absender & Fußzeile: Rücksendeangabe über der Anschrift und eine Fußzeile als eine Zeile oder in Spalten, vorbelegt aus Ihren Stammdaten unter Rechtliches & Impressum und der Bankverbindung.
• Positionen: optionale Spalten wie Positionsnummer, Artikelnummer, Produktbilder, Einzelpreis und Steuersatz je Position. Pflichtangaben stehen immer auf der Rechnung.
• Texte: Einleitung und Schlusstext je Dokumentart und Sprache, mit Variablen. Hier legen Sie auch fest, ob der Lieferschein Preise zeigt.
• Angebote & Rechnungen: Zahlungsziel, Preise in neuen individuellen Entwürfen (netto oder brutto), Gültigkeit von Angeboten, Betreff und Nachricht der E-Mails je Sprache sowie „XRechnung (XML) zusätzlich anhängen“ – für Empfänger wie Behörden, die die XML-Datei separat verlangen.