Entwürfe und Angebote

Unter Bestellungen → Entwürfe legen Sie Bestellungen von Hand an: Telefon- und E-Mail-Bestellungen mit Zahlungslink ebenso wie B2B-Vorgänge mit freien Positionen, Zuschlägen und Nettopreisen – mit Angebot, Rechnung, Anzahlungs- und Schlussrechnung. Aus jedem Entwurf wird am Ende eine ganz normale Shop-Bestellung mit allen Aktionen (Zahlungseingang, Versand, Erstattung, Retoure, Rechnungsversand). Entwürfe stehen in allen Tarifen zur Verfügung.

Die Seite hat drei Bereiche: Entwürfe, Angebote (offen, angenommen, abgelehnt, abgelaufen …) und Offene Rechnungen mit den Summen „offen“ und „davon überfällig“.

Einen Entwurf anlegen#

Klicken Sie Neuer Entwurf. Die E-Mail-Adresse des Kunden ist optional. Wählen Sie, wie die Preise entstehen:

• Aus dem Shop: Katalogpreise, Kundengruppenpreise, Rabattcodes und Versand werden wie in der Kasse berechnet; ein Zahlungslink ist möglich.
• Individuell (B2B): freie Positionen, Zuschläge, Nettopreise, Angebot und Rechnung.

Einen Entwurf aus dem Shop wandeln Sie jederzeit mit Individuell bearbeiten um – die Preise bleiben gleich. Mit Zu Shop-Preisen zurück geht es zurück; freie Positionen, Zuschläge und Rabatte entfallen dann.

Entwurf aus dem Shop#

Suchen Sie Produkte nach Name oder Artikelnummer und fügen Sie sie hinzu. Unter Kunde & Lieferadresse tragen Sie E-Mail, Name, Firma und Adresse ein, dazu eine Notiz für den Kunden (erscheint in Mail und Angebot). Unter Versand & Rabatt wählen Sie die Versandart und einen Rabattcode. Die Summe zeigt Zwischensumme, Rabatt, Pfand, Versand und Steuern.

Individueller Entwurf (B2B)#

Ein individueller Entwurf bietet zusätzlich:

• Positionen: Artikel aus dem Katalog und freie Positionen mit Einheit und Kommamengen (z. B. 2,5 Std.), Beschreibung und Steuersatz; Zuschläge und Rabatte als Betrag oder in Prozent (auf Artikel oder auf Artikel + Versand, anteilig auf die Steuersätze verteilt). Preise wahlweise netto oder als Endpreise (brutto).
• Steuer: normal mit Steuersatz je Position, Reverse Charge für EU-Unternehmen mit USt-IdNr. oder steuerfreie Ausfuhr in Drittländer – mit Vorschlag passend zur Adresse.
• Kunde & Rechnungsadresse: Kunden suchen und verknüpfen oder die Adresse frei eingeben, abweichende Lieferadresse, USt-IdNr.
• Angaben für Angebot & Rechnung: Leistungsdatum oder Leistungszeitraum, Bestellnummer des Kunden, Kundennummer, Zahlungsziel, Sprache der Dokumente, eigene Einleitung und eigener Schlusstext.

Angebote#

Unter Angebote im Entwurf erstellen Sie mit Angebot erstellen ein Angebot mit fester Nummer und Gültigkeit in Tagen (Vorgabe unter Einstellungen → Rechnungen & Dokumente). Das Angebot bleibt so gespeichert, wie es erstellt wurde – spätere Änderungen am Entwurf ergeben ein neues Angebot. Sie können es als PDF öffnen, per E-Mail senden (Betreff und Nachricht anpassbar) und als Angenommen oder Abgelehnt markieren. Wird der Entwurf zur Bestellung, gilt ein offenes Angebot als angenommen. Abgelaufene Angebote sind als solche gekennzeichnet.

Abschließen#

Die Karte Abschließen bietet zwei Wege:

• Zahlungslink per E-Mail senden (nur bei Entwürfen aus dem Shop): Der Kunde prüft die Bestellung und bezahlt in der normalen Kasse – mit allen Zahlarten Ihres Shops. Den Link können Sie auch kopieren.
• Bestellung anlegen – sofort als Bestellung, abgerechnet als:
  • Rechnung stellen mit Zahlungsziel,
  • Anzahlungsrechnung in Prozent oder als Betrag – der Rest später mit der Schlussrechnung,
  • Vorkasse (Überweisung, Versand nach Zahlungseingang),
  • Bereits bezahlt (z. B. bar).

Mit „Kunden per E-Mail informieren“ erhält der Kunde die Bestellbestätigung mit Rechnung. Danach laufen Rechnungen, Zahlungen und Änderungen über die Bestellung (siehe Rechnungen und Belege).

Weitere Wege zum Entwurf#

• In einer Bestellung legt Als Entwurf kopieren eine Kopie an, Artikel nachbestellen (Entwurf) eine Nachbestellung mit eigenem Zahlungslink (siehe Bestellungen bearbeiten).
• Beim Umtausch einer Retoure entsteht ein Entwurf für den Ersatzartikel (siehe Retouren und Umtausch).

Die Entwurfsliste lässt sich nach Status filtern – Offen, Zahlungslink gesendet, Angebot offen, Bestellt – und nach E-Mail, Firma, Bezeichnung oder Bestellnummer durchsuchen. Entwürfe lassen sich duplizieren und löschen; ein bereits versendeter Zahlungslink funktioniert nach dem Löschen nicht mehr.