# Absender und Mailserver

Damit Ihre E-Mails ankommen und vertrauenswürdig aussehen, legen Sie unter **Einstellungen → E-Mails** fest, von wem sie kommen, über welchen Mailserver sie verschickt werden und wer Benachrichtigungen erhält. Oben auf der Seite sehen Sie, ob der Versand läuft – oder ob E-Mails in den letzten Tagen nicht zugestellt werden konnten.

## Absender

- **Absendername** – so erscheint der Absender im Posteingang. Leer = Shopname.
- **Absender-E-Mail** – muss zu Ihrem Mailserver passen, meist die Adresse des Postfachs. Leer = Shop-E-Mail.
- **Antwortadresse (Reply-To)** – hierhin gehen Antworten Ihrer Kunden. Leer = Absender-E-Mail.
- **Kopie (BCC) aller Kunden-E-Mails an** – optional, für Ihr Archiv: Bestellbestätigungen, Versand-, Zahlungs- und Erstattungs-E-Mails. Passwort-Links werden nie kopiert.

Unter den Feldern zeigt **So kommen Ihre E-Mails an:**, welcher Absender beim Kunden tatsächlich erscheint.

## Mailserver (SMTP)

Die Zugangsdaten stehen bei Ihrem E-Mail-Anbieter (z. B. IONOS, Strato, Google Workspace oder Microsoft 365): **SMTP-Server**, **Port**, **Verschlüsselung** (STARTTLS mit Port 587 ist empfohlen, alternativ SSL/TLS mit Port 465), **Benutzername** (meist die vollständige E-Mail-Adresse) und **Passwort**. Das Passwort wird verschlüsselt gespeichert; bei Google oder Microsoft mit Zwei-Faktor-Anmeldung verwenden Sie ein App-Passwort. **Verbindung testen** prüft die Anmeldung, ohne eine E-Mail zu senden.

**Plazello Cloud:** Ohne eigene Einrichtung versendet Ihr Shop über den Mailserver der Cloud. Als Absender steht dann die Cloud-Adresse mit Ihrem Shopnamen, Antworten gehen an Ihre Adresse. Unter **Eigener Mailserver (optional)** tragen Sie Ihren eigenen Server ein – dann kommen die E-Mails direkt von Ihrer Absender-Adresse.

**Selbst gehostet:** Der Mailserver ist Pflicht, ohne ihn werden keine E-Mails zugestellt. Der Inhaber richtet ihn direkt auf dieser Seite oder unter **Einstellungen → System** ein; andere Mitarbeiter sehen nur, ob er eingerichtet ist.

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Damit nichts im Spam landet: Die Absender-Adresse muss zum Postfach passen, und Ihre Domain braucht einen SPF-Eintrag und eine DKIM-Signatur (DMARC empfohlen). Das richtet Ihr E-Mail-Anbieter ein.
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## Versandlimits

Viele Anbieter erlauben nur eine bestimmte Zahl von E-Mails pro Stunde. Bei einem eigenen Mailserver legen Sie fest: **Höchstens … E-Mails pro Stunde (gesamt)** und **Newsletter: höchstens … pro Stunde**. Was darüber hinausgeht, wartet in der Warteschlange und geht raus, sobald wieder Platz ist – nichts geht verloren. Bestellbestätigungen und andere wichtige E-Mails haben immer Vorrang; Newsletter werden gleichmäßig über die Stunde verteilt und pausieren zuerst. Beim Versand über den Cloud-Mailserver gelten vorgegebene Limits. Die aktuelle Auslastung („Diese Stunde: …, davon Newsletter …“) steht auf der Seite.

## Testmail senden

**Testmail senden** prüft den ganzen Weg – Mailserver, Anmeldung und Absender. Bei einem Fehler sehen Sie die Antwort des Mailservers samt Erklärung, etwa bei falschem Port oder Passwort.

## Unzustellbare E-Mails

„Gesendet“ heißt nur, dass Ihr Mailserver die E-Mail angenommen hat. Lehnt der Server des Empfängers sie danach ab – Adresse existiert nicht, Postfach voll, als Spam abgewiesen –, erkennt der Shop das und markiert die E-Mail im Versandprotokoll als **Unzustellbar** mit dem Grund. Newsletter an solche Adressen werden eingestellt. Mit eigenem Mailserver gibt es zwei Wege:

- **a) Webhook Ihres Versanddienstes** – bei Brevo, Mailjet oder Postmark tragen Sie die angezeigte **Webhook-Adresse** beim Dienst ein. **Neue Adresse erzeugen** ersetzt sie, falls nötig.
- **b) Postfach der Absender-Adresse (IMAP)** – der Shop liest die Rückläufer alle paar Minuten aus dem Postfach, von dem aus Sie versenden, nur lesend. Sie tragen **IMAP-Server**, **Port** (993 empfohlen) und den **Ordner** ein; Benutzername und Passwort übernimmt der Shop vom Mailserver, wenn Sie sie leer lassen.

Beim Versand über den Cloud-Mailserver ist die Erkennung bereits eingerichtet.

## Benachrichtigungen an Sie

Unter **Benachrichtigungen an Sie** tragen Sie eine oder mehrere Adressen ein (leer = Shop-E-Mail) und schalten jede Art einzeln an oder aus:

- **Neue Bestellung**, **Zahlung eingegangen**, **Fehlgeschlagene Zahlung**, **Automatisch storniert**
- **Retoure / Widerruf**, **Kündigung**
- **Kontaktanfrage** – immer aktiv, damit keine Anfrage verloren geht (siehe [Kontaktformular](doc:kontaktformular))
- **Sonstige Hinweise** – z. B. Datenschutzanfragen und Meldungen von Plugins

Bei Bestellungen und Kontaktanfragen geht „Antworten“ direkt an den Kunden. Die tägliche Übersicht zu **Niedriger Bestand** stellen Sie unter **Produkte → Inventar** ein – siehe [Lager und Bestand](doc:lager-und-bestand).

## Das Versandprotokoll

Das **Versandprotokoll** (oben rechts auf der Seite) listet alle E-Mails Ihres Shops mit Datum, Empfänger, Betreff und Status: **Gesendet**, **Wartet auf Versand**, **Pausiert**, **Unzustellbar**, **Fehlgeschlagen** und weitere. Ein Klick zeigt Inhalt, Anhänge, Versuche und die Fehlermeldung des Mailservers. Nach dem Beheben eines Problems senden Sie fehlgeschlagene E-Mails mit **Erneut senden** einzeln oder mit **Alle fehlgeschlagenen erneut senden** gesammelt noch einmal. Wartet eine E-Mail wegen des Versandlimits, steht dabei, ab wann sie rausgeht.